20 de agosto de 2026 · 6 min de lectura
El registro de jornada es obligatorio desde mayo de 2019 para todas las empresas, y sigue siendo una de las infracciones más sancionadas. No porque sea difícil, sino porque se deja para luego. Esta guía va al grano: qué van a pedirte y cómo tenerlo.
Qué pide la Inspección cuando visita
Tres cosas, en este orden: el registro diario de los últimos meses de cada trabajador, el cuadrante o calendario laboral que justifica ese horario, y evidencia de que los trabajadores tienen acceso a su registro. Si el registro existe pero no coincide con los cuadrantes, o si hay horas que superan la jornada sin constar como extraordinarias, empiezan los problemas.
Los cinco errores más habituales
- Registrar solo la entrada, no la salida ni las pausas
- Tener el registro en Excel editable, sin rastro de cambios
- Cuadrante y fichajes que no coinciden (el cuadrante dice 8 h y el fichaje 9,5 h todos los días)
- No entregar copia o acceso al trabajador
- No conservar los registros cuatro años
Procedimiento en 5 pasos
- 1. Define la jornada de cada persona (contrato y cuadrante) en un sistema, no de memoria.
- 2. Elige un medio de fichaje fiable con hora de servidor: móvil, tablet en el local o ambos.
- 3. Registra pausas y horas extra; comunica mensualmente las extra.
- 4. Revisa las incidencias a diario (retrasos, ausencias, olvidos) y corrige con trazabilidad.
- 5. Exporta y archiva el resumen mensual por empleado, firmado si es posible.
Cómo lo resuelve OptimusPlanner
El módulo de RR.HH. cubre los cinco pasos: cuadrante de turnos, fichaje desde el móvil con ubicación, pausas, informe diario de incidencias por email y exportación mensual en PDF por empleado. 9,99 €/mes para toda la empresa.